Autor: Xenagos

Neue Märkte? Neues Produkt? Es wird Zeit, in die Offensive zu gehen. Ambitioniert, dringend, oft mit einem fixen Starttermin. Aber halt! Mehr Kunden, mehr Leads, mehr Termine, mehr Abschlüsse und ja, genau, mehr Vertriebspersönlichkeiten. Vielleicht sogar ein ganz neues Vertriebsteam zusätzlich. Und plötzlich stehen zehn oder fünfzehn offene Vertriebspositionen im Raum. Dann mal los…

Wer hier auf klassisches internes Recruiting setzt, verliert schnell den Anschluss. Denn mehrere Vertriebsmitarbeitende gleichzeitig zu besetzen, ist kein Routineprozess. Das ist ein Projekt mit vielen Stakeholdern, klaren Bedarfsanalysen, neuen Rollendefinitionen, hohen Erwartungen und einem enormen Zeitdruck. Wir nennen das auch “Multi-Hiring-Mission”. 

Recruiting im Außendienst wird zum strategischen Großprojekt

Was an Inhouse-Recruiting-Abteilungen ganz oft salopp in Auftrag gegeben wird, entpuppt sich in der Realität als ein echtes Großprojekt. Die Ausgangslage ist oft klar: Die Geschäftsführung oder der Vorstand beschließen eine neue Ausrichtung, manchmal steht ein neuer Investor in den Startlöchern, oder ein innovatives Produkt soll flächendeckend vertrieben werden. 

Unserer Erfahrung nach sind die meisten internen Recruiting-Abteilungen auf Einzelbesetzungen ausgelegt und entfalten ihre Stärken nicht unbedingt in einer Parallelität von mehreren Positionen. Es gibt ein Profil, einen routinierten Ablauf, eine Stelle. Sobald aber zehn oder mehr Positionen gleichzeitig besetzt werden müssen, teilweise in unterschiedlichen Regionen, verschiebt sich alles. Tempo, Bewerbermasse und Komplexität steigen massiv. Selbst eine starke und gut besetzte HR-Abteilung kann das meist nicht alleine leisten. Es fehlen schlicht Zeit, Ressourcen und oft auch der Blick und der Zugriff auf frische und große Grundgesamtheiten. 

Multi-Hiring ohne Headhunter? Mission Impossible?!

Schon vor dem Start laufen solche Großprojekte einfach anders. Ein gängiges Beispiel aus unserer Praxis: Ein bestehendes Vertriebsteam soll weiter ausgebaut werden, mehrere Außendienst-Positionen sind zu besetzen. Schon beim Briefing zeigt sich, wie groß der Koordinationsaufwand ist. Oft müssen viel mehr Stakeholder an den Tisch geholt werden, als ursprünglich gedacht. In einem solchen Großprojekt hilft ein vertrieblich-romantisches Wunschprofil von “dem Richtigen“ wenig, bei dieser Menge an Positionen braucht es pragmatische Leitlinien für die Suche. Und genau das muss allen Beteiligten klar sein bis zum Schluss. Flexibilität ist entscheidend! Denn gerade bei der gleichzeitigen Besetzung vieler Positionen ist das Spannungsfeld Geschwindigkeit vs. Qualität entscheidend: Schnelles Handeln darf nicht auf Kosten der Passgenauigkeit passieren, gleichzeitig darf übertriebene Detailverliebtheit den Prozess nicht ins Stocken bringen. Auch nach dem ersten überzeugenden Kandidaten müssen die Erwartungen offenbleiben. Den besten Kandidaten oder die beste Kandidatin kann man schließlich nicht einfach „copy-pasten“.

Recruiting mehrerer Vertriebpositionen: Interne Organisation und externe Manpower

Einem gut aufgestellten und professionellen Dienstleister ist es jederzeit möglich, flexibel auf einzelne Phasen im Projekt oder plötzlich auftretende Herausforderungen zu reagieren. 

Um solch ein Projekt schnell auf die Straße zu bringen, braucht es in den unterschiedlichen Phasen immer mehr Manpower. Unterm Strich stehen bei Besetzungen von 10-15 Vertriebspositionen bei uns ca. 250-300 professionell geführte Direktansprachen auf dem Plan. Das bedeutet, dass innerhalb der ersten 2 Wochen eine enorme Masse an potentiellen Profilen gescannt und verarbeitet werden müssen. Hinter jedem steht ein Kandidat oder eine Kandidatin, der oder die schnelle, wertschätzende und individuelle Aufmerksamkeit verdient. Auch das ist professionelles Employer Branding für unsere Kunden! Nur wenn es die nötigen Ressourcen dafür gibt, bleibt der Auswahlprozess effizient, transparent und für alle Seiten positiv.

Im Anschluss sind ungefähr 50-70 ausführliche Interviews notwendig, um eine elitäre Auswahl von passenden Kandidaten präsentieren zu können. Dieser gesamte Prozess ist eine Teamleistung von mehreren Beratern und Beraterinnen, die sich ausschließlich und parallel mit diesen Aufgaben beschäftigen. So stellen wir auch sicher, dass geeignete Kandidaten nicht in der Masse untergehen.

Im vorläufigen Ergebnis stellen wir schließlich circa zwei Dutzend qualifizierte Kandidatenprofile vor, die fachlich den vorab definierten Anforderungen entsprechen. An diesem Punkt muss intern klar sein, wer wann Gespräche führt, wer zur Verfügung steht, wenn mehrere Kandidaten gleichzeitig im Rennen sind, und wie der Prozess organisiert wird.

HR als unverzichtbarer Schlüsselpartner

Eine gut gebriefte HR-Abteilung kann das Projekt hervorragend begleiten: Anforderungen definieren, Zwischenziele setzen, Feedback einholen. Doch gleichzeitig hunderte Kandidaten und Kandidatinnen finden, ansprechen, vorqualifizieren, verwalten und präsentieren und nebenbei noch das professionelle Onboarding planen, das ist intern kaum zu leisten. Unsere Erfahrung zeigt aber: Wenn HR den Fokus darauf legen kann, intern saubere und schlanke Prozesse sicherzustellen, entsteht eine äußerst erfolgreiche Zusammenarbeit. Denn niemand kennt die internen Strukturen, Herausforderungen und Beteiligten so gut wie das eigene HR-Team. Wir wissen, wie hoch die Fallhöhe ist, wenn Projekte mit vielen offenen Positionen, knappen Ressourcen und endlosen Abstimmungsschleifen ins Stocken geraten. Recruiting funktioniert auch im großen Stil, aber eben nur mit einem durchdachten Vorgehen und wenn jeder Projektbeteiligte seine Stärken ausspielen kann.

Multi-Hiring-Missions brauchen Mut, Klarheit und Tempo

Vertrieb skalieren heißt immer: Recruiting von Anfang an mitzudenken. Nicht irgendwann. Sondern direkt zum Start. Ohne die passenden Vertriebsprofis helfen weder das beste Produkt noch die cleverste Strategie. Wer mehrere Vertriebsstellen parallel besetzen muss, braucht einen klaren Plan und die richtigen Partner an der Seite. Eine „Multi-Hiring-Mission“ gelingt nur, wenn alle Beteiligten den Aufwand als das erkennen, was er ist: ein strategisches Großprojekt! Das gilt für uns als Headhunter genauso wie für unsere Kunden intern.

Ein Headhunter für den Vertrieb ist keine Notlösung. Er ist die Antwort auf ein operativ anspruchsvolles Projekt, das sonst schnell zum Risiko wird. Multi-Hiring ist dabei kein Kostenfaktor, sondern der Schlüssel, um den Vertrieb schneller auf Kurs zu bringen und frühzeitig Umsatzpotenzial zu realisieren.

Xenagos ist der No. 1 Sales-Headhunter im deutschsprachigen Raum.
Seit über 20 Jahren besetzen wir erfahrene Vertriebsexperten und internationale Führungsrollen rund um den Globus. Zu unseren Kunden zählen mittelständische Unternehmen, Konzerne und Startups.

Headhunter: “Guten Tag Frau Fröhlich, mein Name ist Thomas Schulze von Xenagos. Haben Sie gerade ein paar Minuten Zeit? Ich bin Personalberater bei der Xenagos GmbH und möchte mich gerne mit Ihnen über eine interessante Vakanz bei einem unserer Klienten austauschen. Passt es Ihnen gerade? 

Aktuell arbeiten wir mit einem führenden Unternehmen aus dem LEH-Umfeld zusammen. Diese Company ist aktuell auf der Suche nach einer erfahrenen Vertriebsleitung und das ist genau der Grund, warum ich mich persönlich bei Ihnen melde.”

Kandidatin: „Sie sprechen aber nicht von der Firma “ABC Suche“. Oder? Ein anderer Headhunter hat mich vergangene Woche bereits kontaktiert. Ich habe ihm abgesagt.“

Kurze Stille. 

Wir wünschen der Kandidatin weiterhin alles Gute und verabschieden uns freundlich.

So oder so ähnlich klingt es, wenn mehrere Personaldienstleister parallel für dieselbe Position suchen. Viele Unternehmen glauben, dass mehr Dienstleister bessere Ergebnisse liefern. Doch diese Strategie kann sich als kostspieliger Irrtum herausstellen – und dem Image des Unternehmens sogar schaden. Denn die Anzahl der Headhunter vergrößert nicht die Grundgesamtheit der verfügbaren und vor allem passenden Experten und Expertinnen, sondern führt oft dazu, dass dieselben Kandidaten einfach mehrfach angesprochen werden.

Besonders spürbar wird dieses Problem in Nischenbranchen oder bei Schlüsselpositionen mit hochspezialisierten Anforderungen. Hier gibt es gar keine Masse, sondern eine kleine, exakt passende Gruppe an Kandidaten und Kandidatinnen. Doch gerade in diesen Bereichen hält sich der Trugschluss hartnäckig, dass mehrere Headhunter eine breitere Ansprache bieten. 

Exklusivität adieu: Ein Verlust, der Wirkung zeigt

Exklusive und gezielte Direktansprachen sind im Recruiting entscheidend. Wenn dieselben Kandidaten jedoch mehrfach angesprochen werden, entsteht der Eindruck von Verzweiflung oder Unsicherheit seitens des Unternehmens. Dies verunsichert Kandidaten und führt oft zu einem Verlust der Bindung – Kandidaten fühlen sich weniger wertgeschätzt und verlieren das Vertrauen in die Position oder das Unternehmen. Viele verlieren das Interesse oder zweifeln an der Qualität der Position. Das kann zu einer schlechten Reputation führen, die Arbeitgebermarke leidet darunter, und die langfristige Bindung qualifizierter Mitarbeitenden wird gefährdet.

Der Preis der Eile: Qualität im Schatten der Geschwindigkeit

Wird der Auftrag zum Wettbewerb zwischen Headhuntern oder Recruitern, zählt oft das Tempo mehr als die Präzision. Die gezielte Auswahl der richtigen Kandidaten, sowohl fachlich als auch menschlich, wird zur Nebensache. Statt einer gezielten Auswahl rücken möglicherweise hastig versandte Profile in den Vordergrund – mit der Folge: einer geringeren Passgenauigkeit und einem höheren Grad an Fehlbesetzung.

Zeitfresser durch unstrukturierte Abläufe

Je mehr Dienstleister beteiligt sind, desto höher wird der Abstimmungsaufwand auf Kundenseite. Häufig gibt es Rückfragen und Informationsbedarf, was die Kommunikation und Entscheidungsfindung verzögert. Feedback an Headhunter wird oft fragmentiert und verspätet übermittelt, wodurch sich die Prozesse weiter verlangsamen. Kandidaten wiederum erhalten wiederholt Anfragen für dieselbe Position und müssen sich mit denselben Gesprächen auseinandersetzen. Das frustriert und führt dazu, dass viele sich genervt gegen die Stelle entscheiden. Das Recruiting verzögert sich, und im schlimmsten Fall gehen Potenziale verloren.

Die Tücke uneinheitlicher Headhunter-Strategien? – Verwirrung!

Mehrere Headhunter, die parallel für dieselbe Position suchen, haben oft unterschiedliche Ansätze bei der Ansprache von Kandidaten. Der eine setzt auf persönliche Gespräche, der andere auf Massen-E-Mails. Diese variierenden Methoden können bei den Kandidaten Verwirrung stiften und den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen selbst nicht klar weiß, was es will. Diese Flut auf allen Kanälen sorgt in der Regel für Frust und Ablehnung.

Kosten durch Chaos

Die Koordination zwischen mehreren Headhuntern verursacht zusätzliche Kosten. Es gibt Überschneidungen, doppelte Bemühungen und Missverständnisse, die den Recruiting-Prozess unnötig verteuern. Diese zusätzlichen Ressourcen sind häufig besser in einer fokussierten Zusammenarbeit mit einem einzigen Headhunter investiert.

Jeder will der Erste sein – aber das führt nicht zu den besten Kandidaten und Kandidatinnen. Ein fokussierter, strategischer Recruiting-Ansatz ist effektiver als das Gießkannenprinzip. Unternehmen sollten mit einem erfahrenen Headhunter zusammenarbeiten, der systematisch und strukturiert nach maßgeschneiderten Experten und Führungskräften sucht und diese gezielt anspricht. So bleibt die Arbeitgebermarke stark, die Kommunikation professionell, und die Ergebnisse sind nachhaltig erfolgreich.

Xenagos ist der No. 1 Sales-Headhunter im deutschsprachigen Raum.
Seit über 20 Jahren besetzen wir erfahrene Vertriebsexperten und internationale Führungsrollen rund um den Globus. Zu unseren Kunden zählen mittelständische Unternehmen, Konzerne und Startups.